Bättre möten

Alla dessa möten orsakar snart en mötesinfarkt !

Enligt en undersökning som Sharp gjort så har 40 % av svenskarna sett sina kollegor somna under möten. Om 97 % väljer att inte gå på mötet och 40 % av de som väl är där somnar borde inte villkoren för möten förändras då?

Vi tillbringar i genomsnitt 25 % av den totala arbetstiden i möten och chefer lägger halva sin arbetsdag på interna möten. 

 Exempel på vanliga problem med möten

• Otydlighet kring syfte, resultat och vilka som ska delta i mötet
• Lokalen, utrustning och mötets innehåll är inte förberett
• Mötet startar och slutar inte i tid
• Diskussionerna är inte relevanta för syftet med mötet
• Mötesledaren saknar verktyg för att skapa delaktighet och engagemang
• Olika uppfattningar om hur mobiler och datorer får användas
• Olika uppfattningar om vad som beslutas
• Beslut följs inte upp
• Dokumentationen brister

I framtiden kommer inte mötena att förlora betydelse, men cheferna kommer använda möten som medel för att nå ett resultatmål.   - Jacob Marinko 

För att fler möten ska bli effektiva så krävs det att deltagarna är mentalt närvarande, men många möten tillåter att deltagarna ha sina mobiler, datorer eller surfplattor igång och när någon väljer att skicka eller svara på ett mail. Att det här beteendet visar personen att det som sker i rummet oviktigt eller att det som sker i exempelvis mobilen är viktigare. Det kan till och med vara så att det pågår fler möten i rummet samtidigt när deltagarna finner ett ämne intressant att diskutera. Det kan vara både sådant som varit uppe på agendan och något som den gruppen tycker är mer intressant att diskutera.

För att öka effekten på längre sikt är det viktigt att se till att deltagarna blir engagerade i mötet. En deltagare kommer ihåg 70 % av vad den själv deltagit i under ett möte och 1 % av det mötesledaren säger.